Pourquoi et comment informatiser son magasin en 2017 ?

Comment choisir son logiciel de gestion de boutiques ? Le must : un logiciel certifié NF 525.

L’Essentiel de la Chaussure, n°182, mars 2017, pages 90 et 91.

La simple recherche Google : « logiciel gestion boutique chaussures » donne 425 000 résultats ! Bien sûr, il n’existe pas autant de logiciels de gestion de boutiques de chaussures, mais tout de même, force est de constater que des dizaines de solutions informatiques sont proposées sur le marché. Alors, comment réaliser le bon choix ?

Régulièrement dans « L’Essentiel », nous attirons l’attention des détaillants sur l’importance grandissante d’être informatisé. Aujourd’hui, la question ne se pose plus en ces termes. La Loi de Finances 2016 vient bousculer les habitudes et annonce un calendrier implacable, propre à convaincre les plus réticents : le 1er Janvier 2018, tout assujetti à la TVA devra s’équiper d’un dispositif informatisé sécurisé destiné à faciliter et automatiser les contrôles de l’administration fiscale. Autrement dit, les commerçants devront s’équiper en 2017 et se devront d’effectuer le bon choix. Alors que nous pointions par le passé l’offre pléthorique de logiciels existante sur le marché dans laquelle le meilleur côtoyait le moins bon, un tri naturel va s’opérer entre les logiciels répondant aux normes et obligations fixées par la Loi et ceux non-certifiés, permissifs et par conséquent non-conformes.

Bien sûr, le seul critère de la certification ne suffit pas ; le choix s’effectue également sur des critères opérationnels et fonctionnels habituels, logiques et incontournables que nous rappelons plus loin sous forme de règles d’or après synthèse des tenants et des aboutissants de la Loi de Finances 2016, ses conséquences, dont celle de s’informatiser avant le 1er Janvier 2018.

La Loi de Finances 2016 en résumé.

Nous vous rappelons les termes de la Loi visant à lutter contre la fraude à la TVA (cf. service-public.fr) :

« Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.

Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Dans certains cas, les assujettis pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat du logiciel. »

Les deux catégories de logiciels certifiés : l’auto-certification et la marque NF 525.

logiciel nf 525

nf 525

Les éditeurs de logiciels de gestion de magasins sont confrontés à deux options : soit ils s’engagent en fournissant à leurs clients un certificat de conformité aux prérequis fiscaux (il s’agit alors d’une auto-certification), soit ils suivent un processus de certification mené par un organisme extérieur indépendant, l’AFNOR, qui aboutit à l’acquisition de la marque NF 525, renouvelable chaque année. Pour les éditeurs, cette seconde option est coûteuse, contraignante et difficile à mettre en place car elle emprunte beaucoup aux processus qualité de type norme ISO. Ceci dit, elle offre un maximum de garanties à leurs clients détaillants qui font alors le choix d’un logiciel estampillé NF 525, synonyme de fiabilité et de professionnalisme ; en effet, quelle meilleure marque de confiance accorder à un éditeur et à ses solutions logicielles que celle-ci ? Prenons l’exemple des détecteurs de fumée : qui s’aventurerait à équiper son domicile avec des détecteurs non agréés ? Personne en réalité… ce qui nous amène à la conclusion suivante : il est indispensable d’informatiser son ou ses magasins avec des logiciels certifiés NF 525 et pas seulement auto-certifiés par l’éditeur.

Sources.

Rappel des règles d’or.

La seule certification par la marque NF 525 ne suffit pas à choisir le bon logiciel. Il est bien entendu primordial de se concentrer sur les fondamentaux de la gestion boutique.

Les règles d’or à respecter :

  1. un logiciel en temps réel, évolutif et pensé pour le commerce de détail
  2. un éditeur expérimenté, recommandé, doté d’un staff technico-commercial suffisant
  3. une démonstration par le fournisseur
  4. un logiciel répondant aux obligations fixées par la Loi de Finance 2016

Les critères d’élimination :

  1. les logiciels en temps différé qui nécessitent une communication manuelle
  2. les revendeurs sans véritable hotline, service développement et chargés de clientèle
  3. les logiciels de démonstration, véritables pièges sans soutien technique
  4. les logiciels non conformes à la Loi de Finances 2016

Pour rappel, nous avions publié dans l’Essentiel n°162 de Mars 2015, « L’ABC de l’informatisation à l’usage des détaillants ». En voici un extrait :

Attention toutefois à respecter certaines règles lors du choix du logiciel, toutes les solutions du marché n’offrant pas la même qualité de prestation, selon qu’elles agissent en temps réel (l’actualisation du stock s’effectue simultanément aux ventes) ou en temps différé (l’actualisation du stock s’effectuant généralement en fin de journée). Faut-il une connexion Internet ? Si oui, puis-je continuer à encaisser et travailler même en cas de coupure Internet ? La réponse est obligatoirement positive. Si tel n’est pas le cas, passez votre chemin !

Parmi les règles incontournables, il convient de s’assurer du « sérieux » et de l’historique du fournisseur de logiciel, et par conséquent de son expertise ; là encore, il existe une différence de taille entre un éditeur développant un système et un revendeur, simple distributeur. D’autres critères sont à considérer, comme la fréquence des mises à jour, le service de formation au logiciel, la qualité de la maintenance, la disponibilité de la hotline (évitez la hotline par email, peu réactive par exemple en cas de problème en caisse nécessitant une réponse immédiatement efficace).

Concernant l’outil logiciel plus particulièrement, le futur utilisateur s’informera sur les possibilités d’extension (nombre de points de vente) et le coût de ces évolutions ; en effet, en cas de croissance de votre activité, l’informatisation d’un ou plusieurs magasins supplémentaires doit pouvoir s’opérer de façon fluide sans envisager une nouvelle réorganisation informatique importante. Les vérifications préalables incluent les prérequis matériels : vais-je opter pour un système tactile ? Qu’en est-il de la compatibilité avec les périphériques de caisse (imprimante ticket, douchette, afficheur, etc.) ? Quelle puissance et quel ordinateur ? Vais-je bénéficier d’une garantie sur site ?

Dans tous les cas, point d’informatisation sans démonstration par le fournisseur qui doit être en mesure de répondre à toutes vos questions en créant et manipulant vos propres marques et références dans son système. Evitez absolument les versions en libre-service qui se referment comme des pièges sur l’utilisateur quand il a saisi l’intégralité de son stock : cette méthode augure d’un service technique et/ou commercial insuffisant en nombre ou en qualité pour opérer une véritable démonstration. En outre, le testeur est livré à lui-même, vite découragé par le manque de soutien réactif.

Enfin, et c’est LE point crucial : privilégiez absolument l’acquisition d’un logiciel répondant en tous points aux dispositions anti-fraude prévues par les textes légaux. En cas de contrôle, tout manquement au fameux article 88 de la Loi de Finance 2016 sera très durement sanctionné. A compter du 1er Janvier 2018, l’usage de logiciels non conformes vous attireront les foudres des inspecteurs du fisc. Nous reviendrons donc en détail dans un prochain numéro sur les conséquences concrètes que cela engendre sur la gestion informatisée des stocks et la gestion de l’encaissement.

Nicolas SALIN

Responsable Marketing VEGA-STIAC – www.vega-info.fr

Logiciel certifié obligatoire : les précisions

loi de finance 2016

Loi de Finance 2016

Extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts émanant de la DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES (DGFIP).

Date de publication : 03/08/2016.

Téléchargement du document ici : BOI-TVA-DECLA-30-10-30-2016-08-03.

Nous rencontrons régulièrement des commerçants mal informés par leur cabinet comptable sur l’obligation d’informatiser leurs points de vente avec un logiciel certifié avant le 1er Janvier 2018. Nous tenons à prévenir l’ensemble des détaillants non-informatisés ou équipés de logiciels non-certifiés qu’il est inconcevable de « rester ou repasser au papier crayon » en raison du caractère OBLIGATOIRE de la Loi.

L’article de la DGFIP précise donc de nouveau aux commerçants et aux comptables sceptiques, que tout assujetti à la TVA est tenu de s’équiper d’un logiciel certifié correspondant aux normes dictées par l’administration fiscale, à savoir : satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Dès le 11 mars 2016, nous nous faisions déjà l’écho de cette obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié à compter du 1er janvier 2018. Retrouvez également sur notre page d’accueil des informations complémentaires sur la Loi de Finance 2016. Nos conseillers clientèle se tiennent à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et étudier avec vous la solution optimale pour informatiser correctement vos boutiques au 01.30.24.90.90.

La marketplace ANWR-Garant France

ANWR-GARANT FRANCE

VEGA STIAC est partenaire de longue date d’ANWR-Garant France qui recommande notamment le logiciel Polaris Gestion Magasins auprès de ses adhérents. Cette collaboration se traduit également par notre participation au Business Tour organisé par le groupement, filiale de la DZB Bank. Le lancement de la marketplace française ANWR-Garant prévu pour début 2017 marque une étape supplémentaire qui renforcera des liens que nous voulons durables et profitables aux adhérents du Groupement qui sont aussi nos clients. Le logiciel Polaris de VEGA STIAC a en effet été sélectionné officiellement comme support à ce projet e-commerce de grande envergure.

Philippe Gilles, rédacteur en chef de l’incontournable magazine  L’Essentiel de la Chaussure, résume parfaitement le projet et ses objectifs, dans le numéro 174 de Mai 2016, rubrique « Internet & e-commerce » page 12.

essentiel chaussure

L’Essentiel de la Chaussure

A plusieurs reprises ces dernières années, ANWR-Garant France a manifesté des intentions de créer sa marketplace dans la lignée de sa maison mère allemande, en pointe dans ce domaine. Mais, en France, les esprits n’étaient sans doute pas prêts à franchir le pas de l’Internet collectif. Sous l’impulsion de ses dirigeants Sonia Larue et Christophe Salmon, le dossier avance. Le site e-commerce Arbellchaussures.com sera ainsi activé pour septembre 2016, avec au démarrage une quinzaine de points de vente connectés dans toute la France ; le site montera en puissance dans les mois qui suivront afin de s’assurer de la validité des process avant d’étendre ce service sur la totalité du réseau Arbell.

De quoi s’agit-il précisément ?

ANWR-Garant met actuellement en œuvre une plateforme de réservation et de vente en ligne pour permettre aux détaillants indépendants du Groupement de proposer leur offre produits sur Internet. L’objectif B2B est de leur donner accès à ce canal de distribution en mutualisant les moyens et donc leur visibilité. Chez ANWR-Garant, Sonia Larue, directrice Marketing & E-commerce, fait observer que « même si Internet fait désormais partie du paysage commercial, il serait illusoire pour un indépendant de se lancer seul dans cette aventure compte tenu de la puissance des acteurs pure-players bien installés sur ce marché« . Seules à ce jour une poignée de grosses structures du détail a pu développer un vrai business en ligne. Et raison de plus pour le détail indépendant d’affirmer sa présence sur le web marchand, certains pure-players (Spartoo pour ne pas le nommer) ont désormais une stratégie cross-canal, n’hésitant pas à ouvrir des magasins en dur.

Une solution pour les détaillants est de se regrouper sous une bannière commune, celle des indépendants. C’est pourquoi ANWR-Garant a choisi de mettre en place ce nouveau service pour les détaillants sous pavillon Arbell. L’objectif B2C reste le même qu’en magasin : la satisfaction du client en revendiquant le savoir-faire et la proximité du réseau de commerçants composé essentiellement de magasins physiques.

Internet, rappelle-t-on chez ANWR Garant, c’est un métier ; un métier qui ne souffre aucun amateurisme pour être efficace. Le groupement a donc recruté, au sein de son équipe, un spécialiste du e-commerce, du web-marketing et des réseaux sociaux. Avec le support de VEGA STIAC et plus particulièrement avec son système Polaris, il construit une marketplace basée sur l’échange de données ventes et stocks en temps réel. Le groupement collabore également activement avec les fournisseurs partenaires afin de collecter les données articles, les codes EAN, pierre angulaire du projet technique.

« En toute transparence, affirme Sonia Larue, une commission sur les ventes sera prélevée et intégralement destinée à mettre en place des opérations de communication afin de collecter des clients et gagner en notoriété. »

Retrouvez chaque mois toute l’actualité des détaillants de la chaussure en région dans l’Essentiel de la Chaussure.

Utiliser un logiciel de caisse certifié : une obligation au 1er Janvier 2018

LOI n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 – Article 88

logiciel de caisse obligatoire

Le logiciel de caisse anti-fraude va devenir obligatoire

Les nouvelles dispositions visent à lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes par les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA qui devront enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un système de caisse non permissif. La soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité sera rendue impossible.

L’article 38 du Projet de la Loi de finances 2016 n’est plus. L’article de référence concernant l’obligation de s’informatiser avec un logiciel sécurisé et certifié, empêchant notamment la suppression des numéros de débit, la reconstitution de tickets de caisse en excluant les paiements en espèces, la mise en place d’extractions de données selon un cahier des charges établi par l’administration fiscale, est désormais l’article 88. Le Projet de Loi de Finances pour 2016 a été adopté définitivement par l’Assemblée Nationale le 17 décembre 2015. Le Code Général des Impôts est modifié suite à cette adoption.

Extraits :

« Le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l’attestation ou du certificat prévus au 3° bis du I de l’article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.

Lorsqu’il lui est fait application de l’amende mentionnée… l’assujetti dispose d’un délai de soixante jours pour se mettre en conformité avec l’obligation prévue.

Passé ce délai, l’assujetti qui ne s’est pas mis en conformité est passible à nouveau de l’amende mentionnée.

Les agents de l’administration fiscale ayant au moins le grade de contrôleur peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée… pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat prévu… pour chacun des logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient.

Lorsque les agents de l’administration constatent un manquement à l’obligation prévue… l’assujetti dispose d’un délai de trente jours pour formuler ses observations et, le cas échéant, fournir l’attestation ou le certificat prévus… Si l’intéressé apporte les justificatifs demandés dans le délai imparti, l’amende n’est pas appliquée.

Dans le cas où l’assujetti ou son représentant refuse l’intervention des agents de l’administration, ceux-ci en dressent procès-verbal et font application de l’amende prévue.

Le présent article entre en vigueur le 1er janvier 2018. »