Comment choisir son logiciel de gestion de boutiques ? Le must : un logiciel certifié NF 525.
L’Essentiel de la Chaussure, n°182, mars 2017, pages 90 et 91.
La simple recherche Google : « logiciel gestion boutique chaussures » donne 425 000 résultats ! Bien sûr, il n’existe pas autant de logiciels de gestion de boutiques de chaussures, mais tout de même, force est de constater que des dizaines de solutions informatiques sont proposées sur le marché. Alors, comment réaliser le bon choix ?
Régulièrement dans « L’Essentiel », nous attirons l’attention des détaillants sur l’importance grandissante d’être informatisé. Aujourd’hui, la question ne se pose plus en ces termes. La Loi de Finances 2016 vient bousculer les habitudes et annonce un calendrier implacable, propre à convaincre les plus réticents : le 1er Janvier 2018, tout assujetti à la TVA devra s’équiper d’un dispositif informatisé sécurisé destiné à faciliter et automatiser les contrôles de l’administration fiscale. Autrement dit, les commerçants devront s’équiper en 2017 et se devront d’effectuer le bon choix. Alors que nous pointions par le passé l’offre pléthorique de logiciels existante sur le marché dans laquelle le meilleur côtoyait le moins bon, un tri naturel va s’opérer entre les logiciels répondant aux normes et obligations fixées par la Loi et ceux non-certifiés, permissifs et par conséquent non-conformes.
Bien sûr, le seul critère de la certification ne suffit pas ; le choix s’effectue également sur des critères opérationnels et fonctionnels habituels, logiques et incontournables que nous rappelons plus loin sous forme de règles d’or après synthèse des tenants et des aboutissants de la Loi de Finances 2016, ses conséquences, dont celle de s’informatiser avant le 1er Janvier 2018.
La Loi de Finances 2016 en résumé.
Nous vous rappelons les termes de la Loi visant à lutter contre la fraude à la TVA (cf. service-public.fr) :
« Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.
À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
Dans certains cas, les assujettis pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat du logiciel. »
Les deux catégories de logiciels certifiés : l’auto-certification et la marque NF 525.
Les éditeurs de logiciels de gestion de magasins sont confrontés à deux options : soit ils s’engagent en fournissant à leurs clients un certificat de conformité aux prérequis fiscaux (il s’agit alors d’une auto-certification), soit ils suivent un processus de certification mené par un organisme extérieur indépendant, l’AFNOR, qui aboutit à l’acquisition de la marque NF 525, renouvelable chaque année. Pour les éditeurs, cette seconde option est coûteuse, contraignante et difficile à mettre en place car elle emprunte beaucoup aux processus qualité de type norme ISO. Ceci dit, elle offre un maximum de garanties à leurs clients détaillants qui font alors le choix d’un logiciel estampillé NF 525, synonyme de fiabilité et de professionnalisme ; en effet, quelle meilleure marque de confiance accorder à un éditeur et à ses solutions logicielles que celle-ci ? Prenons l’exemple des détecteurs de fumée : qui s’aventurerait à équiper son domicile avec des détecteurs non agréés ? Personne en réalité… ce qui nous amène à la conclusion suivante : il est indispensable d’informatiser son ou ses magasins avec des logiciels certifiés NF 525 et pas seulement auto-certifiés par l’éditeur.
Sources.
- Obligation d’utiliser des logiciels certifiés à partir de 2018.
- Article 88 de la Loi de finances pour 2016.
Rappel des règles d’or.
La seule certification par la marque NF 525 ne suffit pas à choisir le bon logiciel. Il est bien entendu primordial de se concentrer sur les fondamentaux de la gestion boutique.
Les règles d’or à respecter :
- un logiciel en temps réel, évolutif et pensé pour le commerce de détail
- un éditeur expérimenté, recommandé, doté d’un staff technico-commercial suffisant
- une démonstration par le fournisseur
- un logiciel répondant aux obligations fixées par la Loi de Finance 2016
Les critères d’élimination :
- les logiciels en temps différé qui nécessitent une communication manuelle
- les revendeurs sans véritable hotline, service développement et chargés de clientèle
- les logiciels de démonstration, véritables pièges sans soutien technique
- les logiciels non conformes à la Loi de Finances 2016
Pour rappel, nous avions publié dans l’Essentiel n°162 de Mars 2015, « L’ABC de l’informatisation à l’usage des détaillants ». En voici un extrait :
Attention toutefois à respecter certaines règles lors du choix du logiciel, toutes les solutions du marché n’offrant pas la même qualité de prestation, selon qu’elles agissent en temps réel (l’actualisation du stock s’effectue simultanément aux ventes) ou en temps différé (l’actualisation du stock s’effectuant généralement en fin de journée). Faut-il une connexion Internet ? Si oui, puis-je continuer à encaisser et travailler même en cas de coupure Internet ? La réponse est obligatoirement positive. Si tel n’est pas le cas, passez votre chemin !
Parmi les règles incontournables, il convient de s’assurer du « sérieux » et de l’historique du fournisseur de logiciel, et par conséquent de son expertise ; là encore, il existe une différence de taille entre un éditeur développant un système et un revendeur, simple distributeur. D’autres critères sont à considérer, comme la fréquence des mises à jour, le service de formation au logiciel, la qualité de la maintenance, la disponibilité de la hotline (évitez la hotline par email, peu réactive par exemple en cas de problème en caisse nécessitant une réponse immédiatement efficace).
Concernant l’outil logiciel plus particulièrement, le futur utilisateur s’informera sur les possibilités d’extension (nombre de points de vente) et le coût de ces évolutions ; en effet, en cas de croissance de votre activité, l’informatisation d’un ou plusieurs magasins supplémentaires doit pouvoir s’opérer de façon fluide sans envisager une nouvelle réorganisation informatique importante. Les vérifications préalables incluent les prérequis matériels : vais-je opter pour un système tactile ? Qu’en est-il de la compatibilité avec les périphériques de caisse (imprimante ticket, douchette, afficheur, etc.) ? Quelle puissance et quel ordinateur ? Vais-je bénéficier d’une garantie sur site ?
Dans tous les cas, point d’informatisation sans démonstration par le fournisseur qui doit être en mesure de répondre à toutes vos questions en créant et manipulant vos propres marques et références dans son système. Evitez absolument les versions en libre-service qui se referment comme des pièges sur l’utilisateur quand il a saisi l’intégralité de son stock : cette méthode augure d’un service technique et/ou commercial insuffisant en nombre ou en qualité pour opérer une véritable démonstration. En outre, le testeur est livré à lui-même, vite découragé par le manque de soutien réactif.
Enfin, et c’est LE point crucial : privilégiez absolument l’acquisition d’un logiciel répondant en tous points aux dispositions anti-fraude prévues par les textes légaux. En cas de contrôle, tout manquement au fameux article 88 de la Loi de Finance 2016 sera très durement sanctionné. A compter du 1er Janvier 2018, l’usage de logiciels non conformes vous attireront les foudres des inspecteurs du fisc. Nous reviendrons donc en détail dans un prochain numéro sur les conséquences concrètes que cela engendre sur la gestion informatisée des stocks et la gestion de l’encaissement.
Nicolas SALIN
Responsable Marketing VEGA-STIAC – www.vega-info.fr
