Le logiciel de gestion de magasin : les analyses indispensables.

L’Essentiel de la Chaussure, n°197, septembre 2018, page 88.

L’informatisation des magasins s’est accélérée depuis quelques années, les commerçants et plus généralement les gestionnaires de points de vente souhaitant optimiser toujours plus finement la gestion des stocks et leur connaissance des clients. Les gains sont palpables à tous les niveaux de la gestion et c’est en cela qu’il est permis d’affirmer que la rentabilité d’un magasin dépend aussi de la qualité de son informatisation, car tous les gestionnaires d’analyse intégrés des logiciels ne se valent pas. Même si la rentabilité dépend de facteurs purement liés aux décisions du commerçant quant à son assortiment, la politique d’achat, de prix, la communication, ainsi que de l’impact de charges diverses, et par extension de facteurs exogènes comme la pression concurrentielle, l’importance des outils statistiques informatisés d’aide à la décision est également à considérer. Le module d’analyse d’un logiciel se révèle donc être un critère primordial dans son choix au moment de s’équiper.

Quelles sont les analyses fondamentales proposées par un logiciel ? Quand le commerçant décide de s’équiper, que doit-il retrouver dans la solution informatique qui lui est proposée ?

Au moment du choix, il est fortement recommandé de vérifier la présence de certaines analyses en l’absence desquelles il serait préférable d’opter pour un logiciel concurrent.

Nous avons interrogé des chausseurs déjà équipés pour connaître les besoins analytiques les plus fréquemment satisfaits par l’informatique (liste des usages ci-après).

La bibliothèque d’analyses du logiciel et ses différents usages

=> Analyser les ventes : quantité vendue, chiffre d’affaires, marge, coefficient de sortie, paniers moyens de vente.

=> Editer des états pour la comptabilité : chiffre d’affaires TTC, HT et TVA, marge, coefficient de sortie, ventilation des encaissements par mode de paiement.

=> Editer le stock détaillé du moment : quantité en stock et valeur au PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) pour éditer un stock calculé à une date choisie en évitant de lancer une procédure d’inventaire.

=> Opérer des analyses détaillées par taille : quantité en stock, ventes/réceptions/commandes détaillées par taille, de date à date, ventes cumulées de la fiche de stock.

=> Analyser le résultat d’une collection : achats, ventes, % vendu par rapport à la quantité mise en vente, marge, stock restant, rapport entre les ventes et les livraisons sans tenir compte des transferts si l’analyse du stock est multi-magasin.

=> Analyser le résultat après les soldes : modèles soldés par sous-famille, édition des modèles vendus (quantité vendue dont la quantité vendue en solde ou promotion).

=> Editer un Hit-parade :  par modèle, marque.

=> Connaitre la quantité et la valeur des achats de date à date.

=> Analyser la quantité et la valeur pour tous types de mouvement : réceptions, retours, démarque.

=> Analyser les transferts de stock inter-magasins.

=> Editer les « stocks minimums » définis, éditer les modèles passés en « stock d’alerte » : permet de déclencher un réassort sur stock d’alerte.

=> Analyser les commandes fournisseurs en cours : quantité et montants commandés, reçus, restant à recevoir sur l’ensemble des commandes ou sur une commande précise.

=> Suivre les avoirs et bons cadeaux (dont leur éventuelle date de retour), les comptes clients.

=> Lister les meilleurs clients (Top Clients).

=> Suivre les chèques différés restant à remettre.

=> Comparer les chiffres d’affaires des différentes années.

=> Créer un plan d’achat.

Approfondir le diagnostic avec le constructeur d’analyses.

Reconnaissons que la bibliothèque d’analyses fournies « de série » couvrira les usages les plus répandus, tant ceux concernant le diagnostic des ventes, que ceux relatifs au diagnostic du stock, le programme de fidélité ou la géolocalisation des ventes. Cependant, afin de contenter les gestionnaires férus de calculs très spécifiques, ou tout simplement les adeptes de la personnalisation détaillée, certaines solutions logicielles disposent d’un constructeur d’analyses. Cet outil pioche dans une banque d’éléments constitutifs pour élaborer d’autres analyses que celles livrées d’origine. Quelques exemples d’éléments à disposition : ventes trimestrielles / mensuelles / hebdomadaires / horaires, article, ville du magasin, code postal, collection, date d’achat, département du client, couleur du produit, marque, famille, rayon, saison, taille, thème, etc.

Exemple d’une analyse issue du constructeur : la comparaison du chiffre d’affaires sur une période précise de l’année en cours avec la période équivalente de l’année N-1 et/ou N-2. Par le jeu des filtres, le gestionnaire sélectionnera éventuellement des groupes de produits particuliers (rayon femme, uniquement les bottes, etc.).

La multiplicité des croisements est telle, qu’entreprendre la construction de certaines analyses friserait parfois l’absurde. Toutefois, dans certains cas très spécifiques, créer des analyses parfaitement adaptées grâce au constructeur, fournit un éclairage complémentaire et déclenche donc potentiellement des actions correctrices, le but du diagnostic des performances du point de vente. Etablir un diagnostic de la sorte grâce à l’outil informatique contribue non seulement à prendre des décisions opérationnelles mais aussi par voie de conséquence à agir positivement sur la rentabilité de l’activité.

Pas de module analytique sans représentation graphique.

La visualisation des données analytiques à l’aide de graphiques permet en un coup d’œil d’illustrer les chiffres les plus importants et de comprendre la tendance. Un logiciel de gestion de point de vente doit comporter cette fonctionnalité.

Nicolas SALIN

Responsable Marketing VEGA-STIAC – www.vega-info.fr