L’informatisation du point de vente pour optimiser les réceptions

Informatisation des mouvements de stock : les réceptions.

L’Essentiel de la Chaussure, n°173, avril 2016, page 52.

Intéressons-nous dans cet article à l’une des phases clés de la gestion informatisée des stocks : la réception des produits.

Le déroulement d’une réception suit le modus operandi connu qui consiste à « rapprocher » (comparer) les quantités indiquées sur le bon de commande et les produits effectivement livrés ; un simple rappel du bon de commande dans le logiciel de gestion de stock permet ainsi d’afficher à l’écran ces données.

Les quantités livrées ne correspondent que très rarement à l’intégralité de la commande, d’où la nécessité absolue pour le programme d’offrir la possibilité de gérer les reliquats, à savoir les quantités non livrées. Le gestionnaire de stock se voit dès lors proposer deux options ; soit modifier la commande initiale en choisissant de ne réceptionner que les premiers produits effectivement livrés, voire tous ceux réceptionnés à date, soit maintenir les quantités initiales pour recevoir ultérieurement les reliquats, et donc opter pour une réception complète. Son choix dépendra entre autres paramètres de l’écoulement des produits déjà en vente, de l’accueil de la clientèle réservé à ces nouveaux produits, etc.

L’informatisation procure d’innombrables avantages ; nous mentionnons immédiatement la gestion rapide de l’encaissement, le maintien optimisé d’un programme de fidélité, l’élaboration minutieuse du plan d’achat, le traitement des commandes, sans véritablement penser à l’étape de réception de la marchandise… puisqu’elle coule de source. Or, là encore, le logiciel, ce précieux allié de votre gestion de magasin va s’avérer un compagnon indispensable à la fluidification des flux, et c’est ce que le commerçant est en droit d’exiger d’une solution informatique : identifier les articles, enregistrer les mouvements, effectuer des états de stock en temps réel afin de pouvoir DECIDER. En l’occurrence, concernant les réceptions, décider de poursuivre l’approvisionnement de certaines références ou le stopper.

Oui, le logiciel de gestion boutique joue pleinement son rôle d’outil d’aide à la décision dans le cadre de la relation vertueuse « commande-stock-caisse-commande » (cf. L’Essentiel de la Chaussure N°136 de juillet-août 2012, page 47). Il joue aussi ce rôle lors de l’étape de la réception. En vérité, il joue un rôle majeur dans chacune des phases du cycle de vie du produit, avant même son arrivée en magasin (plan d’achat, commande), à son arrivée (réception), puis lors du stockage en réserve ou directement en linéaire, et enfin lors de son départ (réservation, encaissement, soldes, retour fournisseur, etc.).

La saisie des réceptions proprement dite : cas pratiques.

Deux méthodes s’opposent, toutes deux liée à la saisie des commandes et à la création des articles.

La plus répandue, et celle que nous conseillons lorsqu’elle est possible, consiste à créer des articles lors de la phase de commande pour éviter de les créer à la réception, lorsque l’effort doit alors consister à les mettre en rayon rapidement, et que généralement le temps est compté. Nécessité donc, de disposer de la fonctionnalité de gestion des reliquats (cf ci-dessus) pour gérer les réceptions en toute sérénité. La réception sur commande est une méthode idéale dans le cas de la saisie de commandes/réceptions de saison et de réassort.

La seconde méthode consiste à créer les articles lors de la réception. La réception directe offre l’avantage de la réactivité indispensable lors d’entrées en stock non prévues initialement, mais s’avère inutilement chronophage pour des commandes/réceptions de modèles de saison et de réassort. Ces dernières gagnent à être travaillées et optimisées en amont de la réception, dans la mesure où le gestionnaire de stock a déjà connaissance de l’existence de ces modèles et de la possibilité de les commander.

Une troisième méthode, moins usitée, mais incontestablement la plus rapide, est celle qui base les réceptions sur le référencier fournisseur. Ce dernier, numérique, s’importe préalablement au sein de l’application informatique de gestion des stocks. Le fournisseur accompagnera ensuite les marchandises expédiées au point de vente d’un support informatisé (ou transmettra un fichier) contenant les quantités correspondant aux différentes livraisons. Prête à être intégrée dans le logiciel, la mise à jour des quantités réceptionnées s’opère alors sans même saisir les produits reçus à l’aide d’un lecteur de codes-barres. Il est possible d’aller encore plus loin dans l’intégration des flux fournisseurs et donc de la réception des marchandises, avec l’EDI, objet d’un futur article.

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr

L’informatisation du point de vente : pourquoi et comment ? L’exemple des commandes.

Informatisation des mouvements de stock : les commandes.

L’Essentiel de la Chaussure, n°206, juillet-août 2019, page 39.

Les motifs d’informatisation d’une boutique sont divers : gagner du temps, analyser son chiffre d’affaires, mieux connaître sa clientèle, etc. Cette énumération, loin d’être un inventaire à la Prévert, comporte des éléments tous reliés entre eux. Il en va ainsi des avantages liés à la saisie des commandes depuis un logiciel de gestion de stock. Le module des commandes est l’un des piliers de toute solution logicielle, au même titre que celui de l’encaissement, dans une relation d’interdépendance. Tout concepteur d’application informatique destinée aux chausseurs et aux boutiques d’habillement en général doit alors conserver à l’esprit la démarche de base du commerçant : commander juste, c’est-à-dire en fonction de l’écoulement des stocks, donc des ventes. La justesse des commandes, qu’elles soient de saison ou de réassort, dépend par conséquent de l’interaction parfaite avec un autre module du logiciel de gestion : le module d’encaissement. La relation « commande-stock-caisse-commande » forme ainsi un cercle vertueux, dans une relation de cause à effet, qui optimise la gestion du point de vente dans son ensemble ; concrètement : commander les bonnes références, au bon moment, dans les bonnes quantités, au bon prix permet de composer un assortiment optimal pour répondre efficacement aux besoins de sa clientèle et donc de vendre sans sur-stocker. Ceci entraîne de nouvelles commandes, optimisées à leur tour car dépendant directement du résultat de ces ventes.

Le logiciel de gestion des stocks doit donc fonctionner en temps réel afin de déclencher des commandes dès lors que le volume des ventes le nécessite.

La saisie des commandes proprement dite.

La première méthode, la plus simple, consiste à importer le fichier du fournisseur. Dans ce cas de figure, le fournisseur transmet au gestionnaire de stock un fichier regroupant toutes les informations constitutives des fiches articles dont les codes-barres. La vérification principale réside dans la vérification des prix, opération possible même après l’importation en modifiant les éléments des fiches articles, dont le prix.

La deuxième méthode, la plus répandue, consiste à renseigner manuellement les éléments de la fiche article : fournisseur, code modèle, RFS (rayon, famille, sous-famille), matière, couleur, pointure, hauteur de talon, prix d’achat, prix de vente, etc. L’opération doit être réalisée pour chaque modèle. Les logiciels les plus ergonomiques autorisent une saisie groupée des critères communs, par exemple : la saisie d’un prix de vente identique à toutes les pointures et toutes les couleurs d’un même modèle ou encore la saisie des quantités à commander…

Des interactions avec le plan d’achat.

Au fur et à mesure de l’avancée des saisies, la totalisation des articles et la valorisation de la commande sont indiquées en temps réel sur le même écran, afin de corréler le budget prévisionnel, les quantités prévues avec les quantités saisies et le budget effectivement engagé. Une autre interaction s’opère à ce niveau pour les utilisateurs du plan d’achat car les quantités en commande se défalquent au fur et à mesure de celles prévues et budgétées par cet autre outil du logiciel.

Les solutions logicielles pensées « métier », sont celles qui épousent les contraintes commerciales du commerçant et son sens du client. Faut-il optimiser ses commandes pour optimiser ses ventes ou optimiser ses commandes en optimisant ses ventes ? « Les deux » répondent en cœur tous les éditeurs de logiciels de dernière génération.

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr