Logiciel de gestion d’encaissement : la certification NF525 en 5 questions

logiciel caisse certifié nf 525

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1. Pourquoi ce rappel informatif sur la certification des logiciels d’encaissement ?

Face à la multitude d’informations véhiculées par nombre d’éditeurs de logiciels, de revendeurs de matériels informatiques, de « professionnels » soit-disant informés sur des sites Internet peu fiables, voire par quelques comptables sceptiques, nous tenons à réunir ici les liens officiels traitant de la certification NF525 relative aux logiciels de gestion d’encaissement. En effet, nous nous sommes aperçus que de nombreux acteurs du marché des logiciels publiaient du contenu sur le sujet sans eux-mêmes posséder la dite certification, brouillant au passage les idées des commerçants souhaitant s’informatiser dans les meilleures conditions possibles, c’est-à-dire en équipant leurs points de vente avec un logiciel certifié par l’AFNOR. La version 6 de Polaris est certifiée NF525 par l’AFNOR suite à l’audit d’INFOCERT.

2. Quelles sont les sources documentaires fiables et officielles sur le sujet de la certification des logiciels d’encaissement ?

3. Pourquoi éviter absolument les logiciels de caisse auto-certifiés ?

Certains éditeurs ont choisi de certifier eux-mêmes leurs logiciels prétextant que la validation d’une marque NF ne serait qu’un moyen de soutirer de l’argent à la profession. En conséquence, ils fournissent un certificat « maison » à leurs clients pour éviter de lancer le fastidieux chantier de sécurisation de leurs solutions informatiques, certes coûteux mais par-dessus tout exigeant en terme de qualité ; bien entendu, ils minimisent l’impact extrêmement positif de la certification par un organisme tiers indépendant. Or, seule l’expertise indépendante d’INFOCERT (partenaire d’AFNOR CERTIFICATION) garantit une sécurisation maximale des logiciels, INFOCERT ayant réfléchi aux spécifications techniques en collaboration directe avec la DGFIP : la Direction Générale des Finance Publiques est à l’origine de cette demande de normalisation et a entièrement suivi son développement. Alors, que penser du professionnel qui décide de s’attribuer lui-même sans contrôle extérieur cette norme de qualité ? C’est un peu l’équivalent de l’obtention automatique d’un diplôme… sans passer l’examen de passage… aucun mérite, aucune fiabilité quant à la véritable qualité des services et des produits délivrés. Auriez-vous confiance en un conducteur qui s’attribue lui-même le permis de conduire ? Achèteriez-vous des jouets à vos enfants ne correspondant pas aux normes CE et donc ne satisfont pas aux tests d’inflammabilité ? Les exemples peuvent se décliner au centuple… La réponse sera toujours identique : bien évidemment non car le risque est omniprésent tout comme avec un logiciel auto-certifié. Au final, lors d’un contrôle fiscal, le commerçant équipé d’un système informatique auto-certifié paiera l’addition en cas de défaillance.

LOGICIEL DE CAISSE AUTO-CERTIFIE = DANGER

LOGICIEL DE CAISSE CERTIFIE NF525 = QUALITÉ ET SÉRÉNITÉ

4. Quelles sont les spécificités des logiciels certifiés NF525 ?

certification logiciel nf525

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L’audit drastique mené par INFOCERT valide ou invalide plusieurs points de contrôle à l’instar d’un contrôle technique automobile. Aucun manque n’est toléré par le gendarme de la certification. Il serait fastidieux d’énumérer la longue liste des spécificités vérifiées (plusieurs dizaines) ; le cahier des charges de la NF525 passe ainsi au crible énormément de fonctionnalités. Par exemple, la simple impression d’un ticket de caisse ou d’une facture obéit à des règles strictes de forme et un cadre défini par la norme… Il en va de même pour l’intégralité des actions possibles du logiciel de caisse. Nous regroupons pour simplifier les spécificités en 4 groupes.

  • Le développement d’une piste d’audit dans le code du logiciel : l’agent du fisc pourra ainsi extraire les informations dont il a besoin dans un format imposé et vérifier aisément la régularité de la tenue de la caisse. Cette piste d’audit est indestructible, comprendre inaltérable et protégée par une clé de cryptage. Toute modification des données dans la base est interdite (ventes, commandes clients, factures, mouvements divers), sans qu’elle ne soit consignée dans la dite piste, véritable boite noire enregistrant toute l’activité de la caisse. Grosso modo, la piste d’audit est un journal qui doit tracer ces événements spécifiques avec une codification imposée (une date, un code, un texte descriptif et une signature liée avec la ligne précédente). Toutes les spécificités connexes à la piste concourent à l’inaltérabilité des données avec pour objectif l’impossibilité totale de la moindre dissimulation ou fraude.
  • La relation client fait l’objet d’une attention toute particulière de la part des certificateurs. De la prise d’appel à la formation des techniciens de la hotline et des formateurs en passant par la mise en relation des appels avec les bugs ou les demandes de nouvelles fonctionnalités, les tickets de résolution, le suivi des tests de résolution… l’intégralité des processus liant l’entreprise à ses clients est scrutée ; chaque processus doit faire l’objet de mesures précises consignées dans un cahier des charges strict : rapports normés, description des procédures utilisées par les techniciens et de celles utilisées par les agents qualité pour leurs tests, description de chaque nouveauté avant leur mise en œuvre…
  • La mise à jour du programme revêt également une importance cruciale. La certification est valable pour une version et une seule du logiciel de caisse. En cas de passage à une nouvelle version, à l’occasion d’une mise à jour par exemple, l’éditeur de logiciel doit faire certifier cette nouvelle version par INFOCERT pour bénéficier du label de qualité. Pour ce faire, et entre autres mesures, il doit mettre au point des plans de test avant chaque déploiement et détailler les résultats, informer précisément les clients sur les mises à jour du programme, documenter les processus d’information des clients sur les nouveautés à venir.
  • En ce qui concerne la documentation générale, l’éditeur du logiciel de gestion de caisse doit présenter un descriptif produit qui peut être une documentation commerciale par exemple, la carte des fonctionnalités du programme ainsi qu’une documentation fonctionnelle.

5. Quelles sont les spécificités des éditeurs de logiciels certifiés NF525 ?

La certification NF525 va bien bien au-delà de la simple sécurisation du logiciel : la qualité se situe au cœur du cahier des charges. L’ensemble des processus organisationnels de la société est audité. Les relations inter-services obéissent par conséquent à des règles strictes ne souffrant aucune exception, notamment celles régissant les relations entre les services développement, qualité et technique (hotline, formation). L’administratif, le commercial et le marketing sont également impactés, l’ensemble de l’entreprise utilisant des outils communs de partage de l’information et de traçabilité des données. En définitive, la certification oblige à une prise en compte prioritaire de la relation-client, ce qui n’est pas l’apanage d’une seule entité mais de tous les organes de la société.

Polaris : version 6 certifiée NF525 par Afnor et Infocert !!!

certification logiciel nf525

NF525

VEGA STIAC est fière d’annoncer à ses clients que la version 6 de Polaris vient d’obtenir la certification NF525 « Logiciel Gestion de l’Encaissement » délivrée par l’Afnor. Un audit de plusieurs jours mené par l’organisme indépendant Infocert, qui agit par délégation de l’Afnor, a couronné avec succès fin avril 2017 la démarche globale de l’entreprise dans sa course à l’excellence. Il s’agit non seulement de vérifier que le logiciel de gestion de magasins Polaris répond aux obligations légales de sécurisation imposées par la Loi mais également d’examiner les process de tous les services de VEGA STIAC (développement, technique, administratif, marketing et commercial), leurs interactions ainsi que les outils communs de partage de l’information et de traçabilité des données.

Surtout, ne pas opter pour un logiciel auto-certifié, préférez le certificat NF525 !

S’il était aisé et permis de « s’auto-certifier » comme certains éditeurs en prennent le parti par manque de moyens et de volonté, nous avons fait le choix difficile de conditionner la délivrance de cette certification au strict respect du cahier des charges de l’Afnor et Infocert ; de cette manière, nous prouvons à nos clients que nous leur fournissons le meilleur logiciel de caisse possible doublé du meilleur service client possible. L’audit a mis en lumière les points forts de l’entreprise et a validé plusieurs dizaines de procédures de fonctionnement mises en place expressément pour l’obtention de la marque NF525 entre décembre 2015 et avril 2017. Bien entendu, le grand gagnant sera le client qui bénéficiera d’un logiciel totalement conforme à la réglementation fiscale ; l’audit et les pré-requis nécessaires à la certification sont tellement draconiens qu’il est difficile, voire impossible, d’imaginer qu’une auto-certification atteigne cette fiabilité 100% avec le risque réel pour le commerçant de voir ses comptes rejetés par l’administration fiscale en cas de faille du logiciel de caisse « auto-certifié ». Équiper ses boutiques de la version 6 (ou de l’une de ses déclinaisons) du logiciel de caisse Polaris, c’est s’assurer d’emblée de confier la sécurisation et la fiabilité de son encaissement à un logiciel éprouvé par une certification qui ne souffre aucune lacune, aucun manque, ni aucun risque ! En cas de passage de l’agent du fisc, restez serein et fournissez simplement le certificat NF525 que nous vous délivrerons lors de la mise à jour.

VEGA STIAC et la certification NF525 : un engagement longue durée.

Parce que nous tenons à cette qualité dans le temps, nous nous engageons à éprouver notre système chaque année en le passant sur le banc d’essai de l’Afnor et Infocert.

Le logiciel de caisse certifié : une obligation.

Enfin, nous rappelons à tous les détaillants l’obligation d’informatiser leurs points de vente avec un logiciel certifié AVANT le 1er Janvier 2018. Prenez contact rapidement avec notre équipe commerciale pour une étude approfondie et personnalisée de mise en place. Pour nos clients déjà équipés de Polaris dans des versions antérieures à la version 6, il suffira de procéder à la mise à jour (gratuite pour les clients sous maintenance). Toute mise à jour est définitive : une fois la version 6 installée, il est impossible de restaurer une version antérieure.

Pourquoi et comment informatiser son magasin en 2017 ?

Comment choisir son logiciel de gestion de boutiques ? Le must : un logiciel certifié NF 525.

L’Essentiel de la Chaussure, n°182, mars 2017, pages 90 et 91.

La simple recherche Google : « logiciel gestion boutique chaussures » donne 425 000 résultats ! Bien sûr, il n’existe pas autant de logiciels de gestion de boutiques de chaussures, mais tout de même, force est de constater que des dizaines de solutions informatiques sont proposées sur le marché. Alors, comment réaliser le bon choix ?

Régulièrement dans « L’Essentiel », nous attirons l’attention des détaillants sur l’importance grandissante d’être informatisé. Aujourd’hui, la question ne se pose plus en ces termes. La Loi de Finances 2016 vient bousculer les habitudes et annonce un calendrier implacable, propre à convaincre les plus réticents : le 1er Janvier 2018, tout assujetti à la TVA devra s’équiper d’un dispositif informatisé sécurisé destiné à faciliter et automatiser les contrôles de l’administration fiscale. Autrement dit, les commerçants devront s’équiper en 2017 et se devront d’effectuer le bon choix. Alors que nous pointions par le passé l’offre pléthorique de logiciels existante sur le marché dans laquelle le meilleur côtoyait le moins bon, un tri naturel va s’opérer entre les logiciels répondant aux normes et obligations fixées par la Loi et ceux non-certifiés, permissifs et par conséquent non-conformes.

Bien sûr, le seul critère de la certification ne suffit pas ; le choix s’effectue également sur des critères opérationnels et fonctionnels habituels, logiques et incontournables que nous rappelons plus loin sous forme de règles d’or après synthèse des tenants et des aboutissants de la Loi de Finances 2016, ses conséquences, dont celle de s’informatiser avant le 1er Janvier 2018.

La Loi de Finances 2016 en résumé.

Nous vous rappelons les termes de la Loi visant à lutter contre la fraude à la TVA (cf. service-public.fr) :

« Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.

Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Dans certains cas, les assujettis pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat du logiciel. »

Les deux catégories de logiciels certifiés : l’auto-certification et la marque NF 525.

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Les éditeurs de logiciels de gestion de magasins sont confrontés à deux options : soit ils s’engagent en fournissant à leurs clients un certificat de conformité aux prérequis fiscaux (il s’agit alors d’une auto-certification), soit ils suivent un processus de certification mené par un organisme extérieur indépendant, l’AFNOR, qui aboutit à l’acquisition de la marque NF 525, renouvelable chaque année. Pour les éditeurs, cette seconde option est coûteuse, contraignante et difficile à mettre en place car elle emprunte beaucoup aux processus qualité de type norme ISO. Ceci dit, elle offre un maximum de garanties à leurs clients détaillants qui font alors le choix d’un logiciel estampillé NF 525, synonyme de fiabilité et de professionnalisme ; en effet, quelle meilleure marque de confiance accorder à un éditeur et à ses solutions logicielles que celle-ci ? Prenons l’exemple des détecteurs de fumée : qui s’aventurerait à équiper son domicile avec des détecteurs non agréés ? Personne en réalité… ce qui nous amène à la conclusion suivante : il est indispensable d’informatiser son ou ses magasins avec des logiciels certifiés NF 525 et pas seulement auto-certifiés par l’éditeur.

Sources.

Rappel des règles d’or.

La seule certification par la marque NF 525 ne suffit pas à choisir le bon logiciel. Il est bien entendu primordial de se concentrer sur les fondamentaux de la gestion boutique.

Les règles d’or à respecter :

  1. un logiciel en temps réel, évolutif et pensé pour le commerce de détail
  2. un éditeur expérimenté, recommandé, doté d’un staff technico-commercial suffisant
  3. une démonstration par le fournisseur
  4. un logiciel répondant aux obligations fixées par la Loi de Finance 2016

Les critères d’élimination :

  1. les logiciels en temps différé qui nécessitent une communication manuelle
  2. les revendeurs sans véritable hotline, service développement et chargés de clientèle
  3. les logiciels de démonstration, véritables pièges sans soutien technique
  4. les logiciels non conformes à la Loi de Finances 2016

Pour rappel, nous avions publié dans l’Essentiel n°162 de Mars 2015, « L’ABC de l’informatisation à l’usage des détaillants ». En voici un extrait :

Attention toutefois à respecter certaines règles lors du choix du logiciel, toutes les solutions du marché n’offrant pas la même qualité de prestation, selon qu’elles agissent en temps réel (l’actualisation du stock s’effectue simultanément aux ventes) ou en temps différé (l’actualisation du stock s’effectuant généralement en fin de journée). Faut-il une connexion Internet ? Si oui, puis-je continuer à encaisser et travailler même en cas de coupure Internet ? La réponse est obligatoirement positive. Si tel n’est pas le cas, passez votre chemin !

Parmi les règles incontournables, il convient de s’assurer du « sérieux » et de l’historique du fournisseur de logiciel, et par conséquent de son expertise ; là encore, il existe une différence de taille entre un éditeur développant un système et un revendeur, simple distributeur. D’autres critères sont à considérer, comme la fréquence des mises à jour, le service de formation au logiciel, la qualité de la maintenance, la disponibilité de la hotline (évitez la hotline par email, peu réactive par exemple en cas de problème en caisse nécessitant une réponse immédiatement efficace).

Concernant l’outil logiciel plus particulièrement, le futur utilisateur s’informera sur les possibilités d’extension (nombre de points de vente) et le coût de ces évolutions ; en effet, en cas de croissance de votre activité, l’informatisation d’un ou plusieurs magasins supplémentaires doit pouvoir s’opérer de façon fluide sans envisager une nouvelle réorganisation informatique importante. Les vérifications préalables incluent les prérequis matériels : vais-je opter pour un système tactile ? Qu’en est-il de la compatibilité avec les périphériques de caisse (imprimante ticket, douchette, afficheur, etc.) ? Quelle puissance et quel ordinateur ? Vais-je bénéficier d’une garantie sur site ?

Dans tous les cas, point d’informatisation sans démonstration par le fournisseur qui doit être en mesure de répondre à toutes vos questions en créant et manipulant vos propres marques et références dans son système. Evitez absolument les versions en libre-service qui se referment comme des pièges sur l’utilisateur quand il a saisi l’intégralité de son stock : cette méthode augure d’un service technique et/ou commercial insuffisant en nombre ou en qualité pour opérer une véritable démonstration. En outre, le testeur est livré à lui-même, vite découragé par le manque de soutien réactif.

Enfin, et c’est LE point crucial : privilégiez absolument l’acquisition d’un logiciel répondant en tous points aux dispositions anti-fraude prévues par les textes légaux. En cas de contrôle, tout manquement au fameux article 88 de la Loi de Finance 2016 sera très durement sanctionné. A compter du 1er Janvier 2018, l’usage de logiciels non conformes vous attireront les foudres des inspecteurs du fisc. Nous reviendrons donc en détail dans un prochain numéro sur les conséquences concrètes que cela engendre sur la gestion informatisée des stocks et la gestion de l’encaissement.

Nicolas SALIN

Responsable Marketing VEGA-STIAC – www.vega-info.fr

« Super Chauss », « Mephisto » et « Chaussures Garant »

chaussures-garant-lorient.fr

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Le magasin multimarque Super Chauss (modèles homme, femme, enfant, confort, chaussons et pantoufles) installée à Ploemeur (56) utilise le logiciel de gestion boutique VEGA STIAC. La détaillante, qui exploite également les boutiques Chaussures Garant et Mephisto à Lorient (56), équipe ses trois points de vente avec nos solutions boutiques depuis novembre 2000.

Super Chauss, correspondant au format d’une GSS, propose des modèles de gamme moyenne et supérieure.

Marques pour l’Homme : Mephisto, Fluchos, Rieker, Sledgers, Arima, TBS…

Marques pour la Femme : Mephisto, Marco Tozzi, Rieker, Dorking, Hirica, TBS, D’Chicas, Artika Soft, Remonte, Pedi Girl, Boissy, Suave…

Marques pour l’Enfant : GBB, Bellamy…

Marques pour la Femme : Semelflex, Fargeot, La Maison de l’Espadrille, Rohde…

Chaussures Garant Lorient

10, rue Victor Massé

56100 LORIENT

Tel : 02 97 64 17 06

Mephisto Lorient

3, rue Victor Massé

56100 LORIENT

Tel : 02 97 35 21 94

Super Chauss Ploemeur

Tel : 02 97 85 25 43

Retrouvez chaque mois toute l’actualité des détaillants de la chaussure en région dans l’Essentiel de la Chaussure.