NF14915 — Inventaire

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La procédure d'inventaire est utilisée pour l'inventaire de fin d'exercice mais aussi des inventaires partiels.
Le but est de comparer le stock théorique (fourni par Polaris) au stock physique afin de déceler d'éventuels écarts de quantité.

Avant de commencer la procédure d'inventaire :

  • Vérifier que toutes les journées de ventes ont bien été mises à jour, qu'aucune vente ne reste en erreur.
  • Vérifier que toutes les livraisons, transferts et/ou retours fournisseurs antérieurs à la date de l'inventaire ont bien été enregistrés et cloturés.
  • Vérifier qu'il n'y a pas de stocks négatifs. Si tel était le cas, lancer la Correction des négatifs (Menu stock/Correction des négatifs).
  • Faire une sauvegarde.

Créer son inventaire.

Pour créer l'inventaire, passer par le menu Stock > Inventaires.
Cliquer sur le bouton Créer

NF14915 2.PNG

Par défaut, le logiciel propose la date de la veille.
Il est possible de changer cette date sachant que le stock calculé sera celui de fin de journée pour la date spécifiée (toutes les opérations à cette date sont comptabilisées).
Un libellé (Inventaire au ...) est proposé par défaut. Si des filtres ont été activés, modifier ce libellé pour le retrouver plus facilement.

Pour un inventaire complet, aucune sélection est nécessaire, cliquer sur valider.
Pour un inventaire partiel, utiliser les différents filtres proposés.

A partir du moment où l'inventaire est crée, la situation de stock pour l'inventaire est figée, ce qui fait que vous pouvez travailler normalement dans Polaris (faire de nouvelles entrées de marchandises, des ventes...).

La préparation d'inventaire peut être relancée à tout moment sur un inventaire existant en cliquant sur le bouton "Modifier"-Refaire la préparation.
Attention:La case 'Conserver les quantités saisies' permet en la cochant de conserver des quantités saisies précédemment.

La préparation d'inventaire terminée, vous recevrez un message dans votre messagerie Polaris.

Inventaire-messagerie.png

Vous pouvez alors actualiser (F5) la liste des inventaires, votre inventaire va apparaître avec les données de stock théorique.

Inventaire-creation1.png

Le bouton Modifier permet d'accéder aux options suivantes.

NF14915 1.PNG


Saisir son inventaire

Saisie manuelle

Pour préparer la saisie, on aura au préalable édité un support papier pour faire le relevé manuel du stock (Bouton 3 - Différence d'inventaire)
Pour éditer moins de papier, on peut décocher la ligne "Espace"
Onglet Saisie directe

NF14915 3.PNG

Sélectionner un modèle puis entrer la quantité inventoriée sur chaque taille.
Cliquer sur Suivant (ou appuyer sur la Touche F9) pour passer au modèle suivant dans la liste ou sélectionner un autre modèle avec la souris.
On peut modifier à tout moment la saisie en revenant dessus.
On peut fermer l'inventaire et revenir dessus plus tard .

Par gain de temps, on peut éviter la saisie des quantités dans Polaris en saisissant à la place uniquement les écarts sur l'onglet "Ajustements"

Saisie par douchette

Bouton 2- Saisie > - Saisie par code barres
On confirme tout d'abord le choix du magasin :

Inventaire-saisiecb-selmag.png

On accède ensuite au tableau de saisie.

Inventaire-saisiecb-saisie.png

Le curseur est positionné sur Code barres. Scanner les codes barres les uns à la suite des autres à l'aide de la douchette.
Par défaut, "Qté auto" est coché et 1 pièce est comptabilisée à chaque scan.
Possibilité de le décocher pour rentrer manuellement les quantités après avoir scanné l'article.

En cas d'erreur, on peut sélectionner le code barre dans la liste et l'effacer en cliquant sur le bouton "Supprimer"
Le bouton "Modifier" servira à modifier la quantité ou remplacer un code inexistant par un code valide.

Il est possible de revenir à cet écran à tout moment, tant que l'inventaire n'est pas terminé.

Saisie par portable d'inventaire

Vous possédez un portable d'inventaire.
Vérifier que celui-ci fonctionne quelques jours avant la date réelle de l'inventaire et rechargez le ou munissez vous de piles neuves. Une fois le scan effectué avec votre portable, la saisie est ensuite basculée dans Polaris en passant par le menu Utilitaires et selon le type d'appareil :
- Pocket PC (Memor, H25...)

Inventaire-portable-sync.png

OU

- Portable d'inventaire (OPL, OPH, PHL...)

Inventaire-portable-portable2.png

Après le basculement, il faudra préciser à quel inventaire appartient cette saisie et renseigner la zone libellé de façon suffisamment clair (surtout lorsqu'il y a plusieurs saisies).

Éditer et comprendre les écarts.

Bouton 3 - Différence d'inventaire
Cet état sort la liste des modèles pour lesquels il existe un écart entre le stock physique et théorique.
Vous devez analyser cette édition pour vérifier les modèles en écarts et voir s'il s'agit d'oubli de scan, de démarque inconnue(vol), d'erreur d'étiquetage ou d'oubli de réception ou de retours fournisseurs.
Dans le dernier cas, il est possible de les saisir à la date réelle de réception ou retour (antérieure à l'inventaire) mais relancer impérativement une préparation d'inventaire en cochant la case "Conserver les quantités saisies".
Une correction de la saisie peut également être faite en passant par l'onglet "Saisie directe" ou le bouton 2- Saisie > Saisie par codes barres.

Un état spécifique pour la démarque inconnue est accessible depuis 7 - Démarque inconnue

Valider son inventaire par les ajustements.

Une fois tous les écarts justifiés, il existe 2 méthodes pour effectuer les ajustements.
1 – Ajustements manuels :.
Cliquer sur l’onglet "Ajustements".

NF14915 4.PNG

Saisir la quantité à ajouter (ou enlever) et cliquer sur "Suivant" ou appuyer sur la touche F9 pour passer au modèle suivant ou cliquer sur un autre modèle de la liste.

2 – Ajustements automatiques :
4- Ajustements auto.

Inventaire-ajustementauto.png

Cette option permet de corriger le stock informatique en fonction de ce qui a été inventorié.
Des mouvements de correction sur les modèles en écarts sont générés automatiquement.: bon de type AI Ajustement Inventaire en brouillon.

Disponible depuis la version 9.00

Pour éviter toute erreur, le bon "AI" ne peut être clôturé manuellement (le bouton "Clôturer" est grisé), il le sera automatiquement à la clôture de l'inventaire.

Cliquer sur le bouton 4- Ajustements auto..
Il est possible de faire un Ajustement automatique sur seulement une partie de l'inventaire, en utilisant les filtres.

L’état "Différence d’inventaire" peut être réédité à tout moment pour vérifier les corrections faites.

Décôtes.

Le bouton Décôtes permet d'affecter un pourcentage de décôte à une partie des modèles de l'inventaire sélectionné.
Le pourcentage de décôte sera saisi ainsi que le filtre pour l'extraction des modèles décotés.

Inventaire-decote.png

Les informations concernant la décôte figurent sur l'inventaire valorisé.

Éditer son inventaire.

6- Inventaire valorisé

  • C'est le document comptable pour le bilan.
  • Il ressort la valorisation du stock au prix d'achat.

Clôturer son inventaire.

5 - Clôture et archivage

NF14915 5.PNG
  • Plus aucune correction ne peut être faite sur un inventaire clôturé comme l'indique le message.
  • Il est donc conseillé de ne pas se précipiter, la clôture peut être faite beaucoup plus tard.
  • Saisir J'ai bien compris dans la rubrique associée puis valider.