Informatisation des mouvements de stock : les réceptions.

L’Essentiel de la Chaussure, n°173, avril 2016, page 52.

L’Essentiel de la Maroquinerie, n°65, janvier 2015, page 60.

Intéressons-nous dans cet article à l’une des phases clés de la gestion informatisée des stocks : la réception des produits.

Le déroulement d’une réception suit le modus operandi connu qui consiste à « rapprocher » (comparer) les quantités indiquées sur le bon de commande et les produits effectivement livrés ; un simple rappel du bon de commande dans le logiciel de gestion de stock permet ainsi d’afficher à l’écran ces données.

Les quantités livrées ne correspondent que très rarement à l’intégralité de la commande, d’où la nécessité absolue pour le programme d’offrir la possibilité de gérer les reliquats, à savoir les quantités non livrées. Le gestionnaire de stock se voit dès lors proposer deux options ; soit modifier la commande initiale en choisissant de ne réceptionner que les premiers produits effectivement livrés, voire tous ceux réceptionnés à date, soit maintenir les quantités initiales pour recevoir ultérieurement les reliquats, et donc opter pour une réception complète. Son choix dépendra entre autres paramètres de l’écoulement des produits déjà en vente, de l’accueil de la clientèle réservé à ces nouveaux produits, etc.

L’informatisation procure d’innombrables avantages ; nous mentionnons immédiatement la gestion rapide de l’encaissement, le maintien optimisé d’un programme de fidélité, l’élaboration minutieuse du plan d’achat, le traitement des commandes, sans véritablement penser à l’étape de réception de la marchandise… puisqu’elle coule de source. Or, là encore, le logiciel, ce précieux allié de votre gestion de magasin va s’avérer un compagnon indispensable à la fluidification des flux, et c’est ce que le commerçant est en droit d’exiger d’une solution informatique : identifier les articles, enregistrer les mouvements, effectuer des états de stock en temps réel afin de pouvoir DECIDER. En l’occurrence, concernant les réceptions, décider de poursuivre l’approvisionnement de certaines références ou le stopper.

Oui, le logiciel de gestion boutique joue pleinement son rôle d’outil d’aide à la décision dans le cadre de la relation vertueuse « commande-stock-caisse-commande » (cf. L’Essentiel de la Chaussure N°136 de juillet-août 2012, page 47). Il joue aussi ce rôle lors de l’étape de la réception. En vérité, il joue un rôle majeur dans chacune des phases du cycle de vie du produit, avant même son arrivée en magasin (plan d’achat, commande), à son arrivée (réception), puis lors du stockage en réserve ou directement en linéaire, et enfin lors de son départ (réservation, encaissement, soldes, retour fournisseur, etc.).

La saisie des réceptions proprement dite : cas pratiques.

Deux méthodes s’opposent, toutes deux liée à la saisie des commandes et à la création des articles.

La plus répandue, et celle que nous conseillons lorsqu’elle est possible, consiste à créer des articles lors de la phase de commande pour éviter de les créer à la réception, lorsque l’effort doit alors consister à les mettre en rayon rapidement, et que généralement le temps est compté. Nécessité donc, de disposer de la fonctionnalité de gestion des reliquats (cf ci-dessus) pour gérer les réceptions en toute sérénité. La réception sur commande est une méthode idéale dans le cas de la saisie de commandes/réceptions de saison et de réassort.

La seconde méthode consiste à créer les articles lors de la réception. La réception directe offre l’avantage de la réactivité indispensable lors d’entrées en stock non prévues initialement, mais s’avère inutilement chronophage pour des commandes/réceptions de modèles de saison et de réassort. Ces dernières gagnent à être travaillées et optimisées en amont de la réception, dans la mesure où le gestionnaire de stock a déjà connaissance de l’existence de ces modèles et de la possibilité de les commander.

Une troisième méthode, moins usitée, mais incontestablement la plus rapide, est celle qui base les réceptions sur le référencier fournisseur. Ce dernier, numérique, s’importe préalablement au sein de l’application informatique de gestion des stocks. Le fournisseur accompagnera ensuite les marchandises expédiées au point de vente d’un support informatisé (ou transmettra un fichier) contenant les quantités correspondant aux différentes livraisons. Prête à être intégrée dans le logiciel, la mise à jour des quantités réceptionnées s’opère alors sans même saisir les produits reçus à l’aide d’un lecteur de codes-barres. Il est possible d’aller encore plus loin dans l’intégration des flux fournisseurs et donc de la réception des marchandises, avec l’EDI, objet d’un futur article.

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr