Informatisation des mouvements de stock : les commandes.

L’Essentiel de la Chaussure, n°169, novembre 2015, page 41.

L’Essentiel de la Maroquinerie, n°59, juillet 2013, page 61.

Les motifs d’informatisation d’une boutique sont divers : gagner du temps, analyser son chiffre d’affaires, mieux connaître sa clientèle, etc. Cette énumération, loin d’être un inventaire à la Prévert, comporte des éléments tous reliés entre eux. Il en va ainsi des avantages liés à la saisie des commandes depuis un logiciel de gestion de stock. Le module des commandes est l’un des piliers de toute solution logicielle, au même titre que celui de l’encaissement, dans une relation d’interdépendance. Tout concepteur d’application informatique destinée aux chausseurs et aux boutiques d’habillement en général doit alors conserver à l’esprit la démarche de base du commerçant : commander juste, c’est-à-dire en fonction de l’écoulement des stocks, donc des ventes. La justesse des commandes, qu’elles soient de saison ou de réassort, dépend par conséquent de l’interaction parfaite avec un autre module du logiciel de gestion : le module d’encaissement. La relation « commande-stock-caisse-commande » forme ainsi un cercle vertueux, dans une relation de cause à effet, qui optimise la gestion du point de vente dans son ensemble ; concrètement : commander les bonnes références, au bon moment, dans les bonnes quantités, au bon prix permet de composer un assortiment optimal pour répondre efficacement aux besoins de sa clientèle et donc de vendre sans sur-stocker. Ceci entraîne de nouvelles commandes, optimisées à leur tour car dépendant directement du résultat de ces ventes.

Le logiciel de gestion des stocks doit donc fonctionner en temps réel afin de déclencher des commandes dès lors que le volume des ventes le nécessite.

La saisie des commandes proprement dite.

La première méthode, la plus simple, consiste à importer le fichier du fournisseur. Dans ce cas de figure, le fournisseur transmet au gestionnaire de stock un fichier regroupant toutes les informations constitutives des fiches articles dont les codes-barres. La vérification principale réside dans la vérification des prix, opération possible même après l’importation en modifiant les éléments des fiches articles, dont le prix.

La deuxième méthode, la plus répandue, consiste à renseigner manuellement les éléments de la fiche article : fournisseur, code modèle, RFS (rayon, famille, sous-famille), matière, couleur, pointure, hauteur de talon, prix d’achat, prix de vente, etc. L’opération doit être réalisée pour chaque modèle. Les logiciels les plus ergonomiques autorisent une saisie groupée des critères communs, par exemple : la saisie d’un prix de vente identique à toutes les pointures et toutes les couleurs d’un même modèle ou encore la saisie des quantités à commander…

Des interactions avec le plan d’achat.

Au fur et à mesure de l’avancée des saisies, la totalisation des articles et la valorisation de la commande sont indiquées en temps réel sur le même écran, afin de corréler le budget prévisionnel, les quantités prévues avec les quantités saisies et le budget effectivement engagé. Une autre interaction s’opère à ce niveau pour les utilisateurs du plan d’achat car les quantités en commande se défalquent au fur et à mesure de celles prévues et budgétées par cet autre outil du logiciel.

Les solutions logicielles pensées « métier », sont celles qui épousent les contraintes commerciales du commerçant et son sens du client. Faut-il optimiser ses commandes pour optimiser ses ventes ou optimiser ses commandes en optimisant ses ventes ? « Les deux » répondent en cœur tous les éditeurs de logiciels de dernière génération.

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr