La gestion des tâches automatisées.

L’Essentiel de la Chaussure, n°165, juin 2015, page 39.

L’Essentiel de la Maroquinerie, n°56, octobre 2012, page 20.

La gestion des tâches automatisées s’avère extrêmement pratique pour quiconque souhaite gagner du temps dans sa gestion et se concentrer sur l’essentiel de l’activité du point de vente sans négliger le moindre détail au quotidien. Cette fonctionnalité de certains logiciels de gestion de stock fournit un service précieux au gérant, aux différents responsables de boutique (approvisionnement, comptabilité, management, informatique, etc.), et au final à tout le personnel utilisateur.

Du temps gagné, oui, mais comment ?

En programmant à l’aide de son logiciel les opérations récurrentes facilitant la « vie » de la boutique. Examinons une situation précise :

-l’envoi d’un message à toutes les équipes pour rappeler une opération commerciale qui se déclenche une fois par semaine pendant six mois ; par exemple une remise de 5% à effectuer en caisse sur présentation de la carte de fidélité le mardi, jour traditionnellement faible en chiffre d’affaires afin de stimuler la fréquentation de la boutique.

Concrètement, il suffit au créateur de la tâche automatisée de préciser dans le logiciel les dates de début et de fin de l’opération, le jour de la semaine (dans l’exemple, le mardi), l’heure d’envoi et enfin de propager la tâche à tout le système afin que les vendeurs, personnels de caisse et responsables de boutique reçoivent ce rappel à l’heure dite tous les mardis.

Dans ce cas, nul besoin désormais de prendre le temps de systématiquement avertir soi-même l’ensemble des équipes concernées, puisque le logiciel de gestion boutique s’en charge dans les conditions programmées. La réception du message s’effectue directement sur les écrans des destinataires.

gestion informatisée magasin

Gestion informatisée magasin

Il en va de même pour l’exécution d’une tâche à exécuter à une seule reprise : en reprenant l’exemple du message, il s’agira d’avertir ses équipes qu’à telle date, et seulement à telle date, il conviendra d’appliquer telle ou telle consigne. Le message sera alors propagé le jour programmé.

Gain de temps bien sûr et une planification « zéro risque » : pas d’omission possible avec une telle fonctionnalité.

Les tâches automatisées rendent de multiples services : envoi d’une analyse des ventes régulière au responsable concerné, d’un brouillard de fin de journée au comptable avec le détail des règlements, génération de la balance clients ou de plans d’intéressement…

Autre raffinement selon le logiciel (quand il est pourvu de ce service), la possibilité de recevoir les documents dans la messagerie interne du logiciel certes, mais également de les recevoir par mail, voire directement sur son smartphone. Il est alors aisé de surveiller en itinérance l’activité de sa ou de ses boutiques et d’en poursuivre la gestion peu importe le lieu grâce aux tâches automatisées.

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr