Le logiciel de gestion de point de vente préserve la confidentialité des données.

L’Essentiel de la Chaussure, n°171, février 2016, page 44.

L’Essentiel de la Maroquinerie, n°61, janvier 2014, page 60.

Les logiciels de gestion de magasins progressent régulièrement en terme d’efficacité et recèlent de nombreuses fonctionnalités au service du gérant, du directeur de magasin, de l’acheteur, du gestionnaire de stock, des hôtes(ses) de caisse, etc. Les besoins diffèrent selon le profil de l’utilisateur : quand le responsable de la surface de vente jongle avec les analyses, le personnel de caisse n’utilise généralement que les fonctions liées à la vente et la consultation des stocks. Un chef de caisse exercera son contrôle sur les points d’encaissement tandis qu’un responsable des ventes s’intéressera principalement à l’activité de ses vendeurs. Le comptable aura besoin du journal de caisse avec le détail des paiements, un acheteur manipulera particulièrement les analyses et le plan d’achat du logiciel ; autant d’exemples que de fonctions, selon la taille et le mode de gestion du magasin, et autant de données manipulées par l’ensemble des équipes. Une solution logicielle sécurisée doit donc impérativement permettre le paramétrage de profils utilisateurs afin d’accorder des droits correspondants aux besoins de chacun.

La gestion des profils, 3 avantages évidents : simplifier, protéger et encadrer

1-Simplification de l’usage du logiciel. La définition précise de ce qui est autorisé et de ce qui ne l’est pas oriente l’utilisateur en affichant les menus strictement nécessaires. Le risque de suppression malencontreuse de données est considérablement réduit.

2-Protection des données confidentielles. Dans certains cas évidents, le gérant souhaitera masquer certaines informations comme la marge, le prix d’achat, le coefficient multiplicateur, s’il juge que ce type d’information ne doit pas être dévoilé car non lié directement à la fonction de l’utilisateur concerné. Autre paramétrage possible : le gérant choisit délibérément un mode « consultation » mais interdit l’impression de ces données.

3-Encadrer, ou plutôt cadrer ses employés, consiste à déterminer les plages horaires et les jours durant lesquels ceux-ci ont le droit d’utiliser le système, pour éviter ainsi des utilisations intempestives. En dehors des intervalles prévus, il est impossible pour ces derniers d’accéder au système.

Quand le paramétrage des profils n’exclut pas le contrôle…

Si la gestion des profils participe à la sécurisation globale du système, le gérant de boutique ne saurait se contenter de ces fonctions de paramétrage, qui correspondent à une sécurisation dite passive.

Les logiciels complets sont également dotés de fonctions de contrôle de l’activité du système, qui correspondent à une sécurisation dite active.

Les journaux du système enregistrent toute activité générée par n’importe lequel des utilisateurs. Le gérant, jouissant d’un profil administrateur, donc de tous les droits, peut consulter en temps réel et en intégralité la liste des actions réalisées. Prenons un exemple concret : à une date et à une heure données, le caissier « Untel » a procédé à une vente ; le  numéro de débit, la liste des articles vendus, le prix de ces articles, les modes de règlement et leur répartition sont mentionnés, ainsi que les remises éventuelles. De manière similaire, les retours articles, les remboursements, le flashage de codes-barres erronés, les heures de connexion et de déconnexion des utilisateurs, ainsi que tout évènement intervenu dans la vie du point de vente sont répertoriés, du moment qu’ils ont été générés par l’intermédiaire du logiciel, comme les mises à jour, les importations de référenciers… Cette fonction de traçabilité sert souvent à élucider des problèmes issus d’erreurs humaines (les erreurs de caisse, notamment).

Les solutions logicielles de gestion de magasin comportent toutes les fonctionnalités nécessaires au commerce. Cette observation, en forme de lapalissade, prête à sourire…et pourtant. Un système dépourvu de sécurisation via le paramétrage pointu des profils et les journaux du système ne comportera pas TOUTES les fonctionnalités exigibles par le commerçant, qui attend aussi de son logiciel une gestion en toute sécurité et en « total contrôle ».

Nicolas SALIN – Responsable Marketing VEGA STIAC – www.vega-info.fr